La semana pasada estaba hablando con un nuevo cliente, ella es dueña de
un pequeño negocio y me decía lo sorprendida que estaba del mal manejo de sus
finanzas y de su pago de impuestos, ya que nunca pensó que debía de revisar lo
que su contadora hacía, solo ella le daba el dinero que le pedía la contadora
para el supuesto pago de impuestos y resulta que en el 2013 y 2014 no pago
nada, y bueno ya se imaginaran la sorpresa que se llevó cuando se dio cuenta de
la situación en la que estaba. Desafortunadamente esto no es nuevo, es una
constante en muchos negocios, y esto pasa por que somos muy confiados y creemos
que todo va viento en popa, pero cuando llegan las crisis es cuando nos damos
cuenta de los problemas que tenemos.
La verdad es que no debemos esperar a que estos problemas ocurran, y
debemos tener una cultura de prevención y no de corrección.
Si mi cliente hubiera optado por tener un control interno fuerte se
hubiera dado cuenta que las contribuciones al fisco no se estaban llevando a
cabo, se hubiera dado cuenta que el dinero que estaba pagando se estaba yendo a
otro lugar que no era dentro de su negocio. Yo solo me pregunto cuántas
empresas están viviendo la misma situación y no lo saben?
El tener un control interno en la empresa no es un lujo, es una
necesidad y debe de estar de acuerdo a las necesidades de su negocio, los
controles deben de aplicarse tanto a la parte administrativa, financiera y
operacional. Es de vital importancia tener políticas y procedimientos escritos
y autorizados por la dirección o si es un pequeño negocio por el dueñ@ y aun
cuando crean que es mucho trabajo no lo es, ya que estamos hablando de la base
de su negocio. Son las reglas del juego y si no las tienes que te hace pensar
que tus empleados van a hacer las cosas como se supone que se deben de hacer.
Si aun teniendo las políticas y procedimientos los empleados hacen lo que
quieren, imagínate sino las tienes.
Tal vez te preguntes que tanto te puede afectar no tener las políticas y
procedimientos y es que el impacto puede ser muy alto en especial si el negocio
tiene años. Te puede costar hasta cerrar la empresa que tanto trabajo te costó
formar. No trato de ser alarmista, pero hasta ese grado puede afectarte. Hace
un año revise una empresa que le costó más de 40 millones de pesos el no tener
un adecuado control de las cuentas por cobrar y se perdieron todas las
evidencias para poder cobrar. Digo no quedo en quiebra, pero se quedó a un
pelo, se pudo identificar el problema y hoy tiene los controles suficientes
para evitar que vuelva a pasar algo así.
Lo más curioso del tema es que todos los dueños o directivos aseguran
que sus empresas están perfectas, lo cual está bien, pero cuando las reviso, ya
no son tan perfectas y es que siempre hay áreas de oportunidad para mejorar.
Siempre hay una nueva forma de ver la información e identificar nuevos
problemas que antes no se habían visto.
Yo siempre he tenido la forma de pensar que los problemas son buenos, porque
nos ayudan a mejorar. Pero siempre se trata de tener nuevos problemas, ya que
si siempre son los mismos algo estamos haciendo muy mal.
Ya sea que te interesen mis servicios de control interno o no, asegúrate
que tu empresa tenga un buen control de las operaciones, que la gente haga
exactamente lo que se supone que deben de hacer. Mide que tan eficiente es tu
empresa a la hora de hacer las cosas y que tanto en realidad se cumplen las
metas y objetivos de la empresa. Aprende a medirte, ya que una vez que lo sepas
hacer veras los cambios muy fácilmente, ya sea cambios positivos o cambios
negativos. Pero ese es el beneficio de contar con un buen control interno, ya
que puedes pronosticar cuando algo puede salir mal.
Otro de los beneficios es que evitas robos o malversaciones de fondos,
que es algo muy común cuando no hay quien controle efectivamente el dinero de
la empresa.
También la información es veraz, esto significa que ya puedes confiar en
tus propios números, y que puedes tenerlos rápidamente a través de sistemas que
se enfoquen al detalle de la información, y cuando tienes la seguridad de que
todo está bien la toma de decisiones es mucho más fácil.
Por ultimo aun cuando hay más beneficios quiero mencionarte que logras
una mayor eficiencia, eficacia y transparencia de las operaciones, las cuales
se van a ver traducidas en mejores tiempos de entrega, mejor manejo de
mercancía o de entrega de un servicio y por lo tanto un incremento en las
utilidades y flujos de efectivo.
El tener un adecuado control interno es un gran beneficio para tu
empresa, y no tenerlo es echar una moneda al aire y esperar que siempre caiga
lo que tú pides. Si te gustan los volados, sigue así, pero si quieres traer una
estabilidad a tu negocio establece controles fuertes y adecuados a las
necesidades de tu negocio.
Te invito a que me contactes y pueda hacer un diagnóstico gratuito de tu
empresa y te pueda decir si tu sistema de control interno es adecuado o no.
Artículo escrito por Erick Ortiz
